וידוא הגעה – לדעת בדיוק מי יגיע
כנסים מקצועיים הינם הפקות מסובכות להפליא ולא זולות כלל ולכן, אחד הדברים החשובים ביותר למארגני כנס הוא קבלת הערכה כמה שיותר מדויקת על מספר המשתתפים הסופי בכנס.
מספר המשתתפים משפיע על פקטורים רבים בארגון כנס, מיקום הכנס, הזמנת מנות, סידור שולחנות/ כיסאות וחלוקה לקבוצות דיון או חדרים. מידע מדויק ועדכני מאפשר ניהול תקציב חסכוני ומדויק.
ירידה לפרטים הקטנים
כדי לספק צפי מספר משתתפים מדויק ככל הניתן, אנו עושים מספר סבבים של וידוא הגעה באמצעים שונים לפני כל כנס. שילוב של ווידוא טלפוני עם אמצעי קשר אלקטרוניים מאפשר לנו לספק לכם את המידע העדכני והטוב ביותר. בנוסף, מערכת וידוא הגעה מסייעת להזכיר לבאי הכנס על עצם קיום הכנס ומביאה לעלייה במספר המגיעים.
כמו כן, אנו מספקים מוקד מידע לבאי הכנס עם נציג שירות מקצועי, אשר ישמח לתת למוזמני הכנס את כל המידע הדרוש.
וידוא הגעה
כנסים מקצועיים הינם הפקות מורכבות ויקרות ולכן, אחד הדברים החשובים ביותר למארגני כנס הוא קבלת הערכה כמה שיותר מדויקת על איכות וכמות המשתתפים שיגיעו אליו.
מספר המשתתפים משפיע על גורמים רבים בארגון הכנס, כמו מיקומו סוג וכמות הכיבוד, הסדרי החניה,אופן הישיבה, החלוקה לקבוצות דיון או חדרים ועוד…. קבלת מידע מדויק ועדכני מספיק זמן מראש, מאפשרת ניהול תקציב חסכוני, אפקטיבי ומדויק.
על מנת לספק צפי מספר משתתפים מדויק ככל הניתן, אנו עושים מספר סבבים של וידוא הגעה באמצעים שונים לפני כל כנס. שילוב של וידוא טלפוני עם אמצעי קשר אלקטרוניים מאפשר לנו לספק לכם את המידע העדכני והטוב ביותר. בנוסף, מערכת וידוא הגעה מסייעת להזכיר לבאי הכנס על עצם קיום הכנס ומביאה לעלייה במספר המוזמנים הבוחרים להגיע.
כמו כן, אנו מספקים מוקד מידע לבאי הכנס עם נציג שירות מקצועי, אשר ישמח לתת למוזמני הכנס את כל המידע הדרוש ולהסדיר את הרשמתם.
תהליך עבודה – זימון ווידוא הגעה לכנס
תהליך וידוא הגעה לכנס נעשה במספר שלבים מטרת התהליך היא:
- לספק למארגני הכנס הערכת צפי מדויקת ככל הניתן,
- להביא לעלייה במספר המשתתפים הסופי.
התהליך מתבצע במספר שלבים:
- איתור לקוחות פוטנציאליים מתאימים לנושא הכנס ואישורם מול המארגנים.
- פניה יזומה למוזמנים – טלפונית / email / SMS.
- ניהול רשימת מאשרי ההגעה להזמנה הראשונית.
- פניה חוזרת ללקוחות שלא אישרו הגעה ובירור קבלת ההזמנה וסטטוס ההשתתפות.
- מספר ימים לפני הכנס – אזכור לקוחות מאשרים לגבי קיום הכנס והלו"ז וקבלת אישור השתתפות חוזר.
למה לא לעשות את זה בעצמכם?
אם מעולם לא ארגנתם כנס מקצועי, אתם בטח שואלים את עצמכם למה צריך מישהו שיעשה את העבודה בשבילכם? כמה קשה זה כבר יכול להיות?
מאות מוזמנים
חושבים שוידוא הגעה זה עסק פשוט? תחשבו שוב. למרבית הכנסים מוזמנים מאות או אפלי משתתפים. יצירת קשר עם כל אחד מהם באופן אינדיבידואלי דורשת זמן, סבלנות ולא מעט כישורי מכירה.
דרכי יצירת קשר
בימינו, לא ניתן לעשות וידוא הגעה באמצעי תקשורת אחד בלבד. וידוא הגעה דורש שימוש במספר רב של אמצעי תקשורת בהם מיילים, SMS אינטראקטיביים, טלפונים ועוד. השימוש במדיות רבות הופך את תהליך וידוא ההגעה למבצע לוגיסטי מסובך המחייב סנכרון ותקשורת בין העובדים. לקשרי עסקים מערכת SMS אינטראקטיבי, המאפשרת לקבל משוב מהלקוחות ולדייק את התהליך.
שחיקה
העובדים שלכם לא רגילים ולא אמורים להרים עשרות טלפונים ביום כדי לוודא הגעה. זוהי עבודה שוחקת וקשה עבור אנשים שאינם רגילים לעשות אותה. תנו לעובדים שלכם לעשות את מה שהם טובים בו, אנחנו נשמח לוודא הגעה, והכל עם חיוך על הפנים.
בלאגן ובלבול
אם אתם לא רגילים לארגן בעצמכם כנסים, כנראה שאין לכם מערכת ייעודית לוידוא הגעה. חברות המנסות לוודא הגעה בפעם הראשונה בעצמן לרוב עושות טעויות קשות כמו שימוש בקבצי אקסל או docs, הגורמים לאובדן מידע רב.
ראו עוד: לידים | טיוב וסינון לידים | קשרי עסקים | מענה אנושי יעודי | זימון כנסים | יצירת לידים איכותיים |
תנו למקצוענים לדאוג לוידוא הגעה לכנס. צרו קשר עוד היום לקבלת הצעת מחיר>>
